Die Schriftgutverwaltung umfasst sämtliche Tätigkeiten, die bei der Erstellung, Entgegennahme, Bearbeitung, Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung von Unterlagen anfallen. Dementsprechend meint Schriftgut die Gesamtheit der bei einer Institution, Verwaltungsstelle oder Person im Zuge der Erledigung der Aufgaben entstehenden oder dort aufbewahrten Unterlagen/Akten, unabhängig davon, ob diese in Papierform vorliegen oder digital erzeugt werden.
- Eine funktionierende Schriftgutverwaltung ist die Voraussetzung, um alle Aufgaben in einer Verwaltungsstelle effizient erfüllen zu können.
- Dadurch, dass bei einer guten Schriftgutverwaltung alle rechtlich relevanten Unterlagen bewahrt und bereitgestellt werden können, gewährleistet diese eine rechenschaftsfähige Verwaltungsführung.
- Sie stellt sicher, dass Arbeitsprozesse gleichförmig ablaufen und Leistungen in gleichbleibender Qualität erbracht werden.
- Indem es Nachweise bisheriger Tätigkeiten und Aufgabenerfüllungen gibt, können diese wiederum die Basis für neue Entscheidungsprozesse darstellen.
- Somit trägt eine solide Schriftgutverwaltung auch dazu bei, das Gedächtnis einer Verwaltungsstelle zu bewahren, da Entwicklungen, Aufgaben und Prozesse anhand von Unterlagen nachvollziehbar sind.
Für die Schriftgutverwaltung gibt es Standards und Normen. Besonders wesentlich ist die internationale Norm ISO 15489-1 (Information und Dokumentation – Schriftgutverwaltung).
Ein wirkungsvolles Instrument der Schriftgutverwaltung ist ein strukturiertes Ablagesystem bzw. ein Aktenplan.
Sie haben Fragen zur Schriftgutverwaltung und möchten den Prozess der Aktenführung in Ihrer Dienststelle optimieren? Nehmen Sie gern mit uns Kontakt auf unter archiv@eds.at.
