Aktenplan

 

• Der Aktenplan bildet die Aufgaben von Dienststellen und Pfarrämtern hierarchisch gegliedert ab und dient dazu, das beim Verwaltungshandeln bzw. der Aufgabenerledigung anfallende Schriftgut übersichtlich, nachvollziehbar und wirtschaftlich zu organisieren.
• Der Kontext der Unterlagen/Akten wird bewahrt und den damit Arbeitenden ist es möglich, zielgerichtet und schnell auf benötigte Informationen zuzugreifen. Ein weiterer Vorteil des Aktenplans liegt darin, dass er unabhängig von einzelnen Personen funktioniert.
• Darüber hinaus unterstütz er den Prozess einer geordneten und sachgemäßen Aussonderung von Unterlagen/Akten, sobald deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.
• Nicht zuletzt ist das Vorhandensein eines Aktenplans die grundlegende Voraussetzung einer effizienten digitalen Datenverwaltung (DMS).

Im Aktenplan werden Metadaten erfasst, die das Finden von Informationen und die Steuerung von Verwaltungsprozessen erleichtern. Zusätzlich zu näheren inhaltlichen Bezeichnungen können das Angaben zur authentischen Form der Unterlagen (analog, digital, hybrid), zu Federführung, Aufbewahrungsfristen und archivische Bewertungsentscheidungen sein.

Besonders die Erfassung von Aufbewahrungsfristen und Bewertungsentscheidungen im Aktenplan tragen dazu bei, die Anbietung von Unterlagen/Akten und deren Aussonderung aus den Dienststellen zu vereinfachen sowie die damit verbundenen Abläufe transparent und nachvollziehbar zu gestalten. Auf diese Weise kann jederzeit festgestellt werden, welche Unterlagen/Akten nach dem Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet werden können und welche aufgrund ihrer Archivwürdigkeit ins Archiv der Erzdiözese Salzburg (bzw. ins jeweilige Pfarrarchiv) gelangen, um hier dauerhaft erhalten und für eine spätere Nutzung zugänglich gemacht zu werden.

Sie möchten für Ihre Dienststelle einen Aktenplan erstellen und sind sich nicht ganz sicher, wie Sie dabei vorgehen sollen? Nehmen Sie gern mit uns Kontakt auf unter archiv@eds.at.

In Zusammenarbeit mit dem erzbischöflichen Ordinariat, dem Referat „Recht und Liegenschaften“ der Finanzkammer und einer Reihe von Pilotpfarren hat das Archiv der Erzdiözese Salzburg in den Jahren 2020/21 einen Rahmenaktenplan für die Pfarrämter in der Erzdiözese Salzburg erarbeitet. Dieser tritt mit 1. Januar 2022 für alle Pfarren der Erzdiözese verbindlich in Kraft (Verordnungsblatt Sondernummer 10/1, Oktober 2021).

>> Rahmenaktenplan für Pfarrämter in der Erzdiözese Salzburg (pdf)