- Benutzer*innen des Archivs der Erzdiözese Salzburg müssen ihre Identität nachweisen und die Bestimmungen der Benutzungsordnung durch ihre Unterschrift als verbindlich anerkennen.
- Benutzer*innen haben ihre Forschungsziele bekannt zu geben. Archivar*innen können nur beraten; die Bearbeitung der Archivalien ist von Benutzer*innen selbst zu leisten. Die dafür notwendigen Vorkenntnisse (v. a. Schriftkunde, Sprache) werden vorausgesetzt.
- Die Möglichkeit zur Einsichtnahme in die Bestände ist ausnahmslos im Benutzerraum unter Aufsicht des Archivpersonals gegeben. Ein Betreten der Speicherräume ist nicht gestattet. Entlehnungen von Archivalien an Privatpersonen sind ausgeschlossen. Entlehnungen an andere Archive, sonstige wissenschaftliche Einrichtungen, Museen oder für Ausstellungen sind in besonderen Fällen möglich und bedürfen vertraglicher Vereinbarungen (Leihvertrag).
- Es werden nur geordnete uns solche Archivalien ausgegeben, deren Erhaltungszustand eine Nutzung erlaubt. Ferner werden nur Archivalien bereitgestellt, die nicht mehr unter die archivische Schutzfrist (= 30 Jahre nach Aktenschluss bzw. bei personenbezogenen Daten nach dem Tod der Betroffenen oder 110 Jahre nach der Geburt, s. KAO-Ö, § 9) oder unter sonstige Schutzbestimmungen fallen. Sondergenehmigungen und Schutzfristverkürzungen sind in begründeten Fällen möglich. Der Antrag hierzu ist bei der Leitung des Archivs der Erzdiözese Salzburg schriftlich einzubringen.
- Benutzer*innen verpflichten sich, die vorgelegten Archivalien mit größter Sorgfalt zu behandeln, in der vorhandenen Ordnung zu belassen und bei der Rückgabe wieder ordnungsgemäß in die beschrifteten Schachteln bzw. Mappen einzureihen. Es ist streng untersagt, Vermerke etc. anzubringen, Archivalien als Schreibunterlage zu verwenden und geöffnete Archivalien oder Bücher aufeinanderzulegen. Für schriftliche Aufzeichnungen sind ausschließlich Bleistifte zu verwenden. Im Benutzerraum, in dem WLAN vorhanden ist, können Notebooks u. a. elektronische Geräte benutzt werden.
- Die Anfertigung von Scans und Fotokopien ist in beschränktem Ausmaß möglich, sofern der Erhaltungszustand der Archivalien dies zulässt (vgl. Entgeltordnung). Fotokopien von Urkunden und Akten mit Siegelabdrücken sowie aus gebundenen Archivalien sind grundsätzlich verboten. Dies gilt auch für Archivalien, die nur mit Sondergenehmigung benutzt werden dürfen. Das selbständige Fotografieren mit digitalen Geräten (ohne Blitz!) ist nur nach Rücksprache möglich. Für qualitativ hochwertige Reproduktionen und für die Anfertigung von Scans aus gebundenen Archivalien steht im Benutzerraum ein Bookeye zur Verfügung.
- Die Anzahl der gleichzeitig auszugebenden Einheiten ist beschränkt. Archivalien, die online zugänglich sind, werden grundsätzlich nicht vorgelegt. Es wird gebeten, beim Verlassen des Benutzerraums das Ende der Bearbeitung bekanntzugeben. Wird die Arbeit lediglich unterbrochen, so kann dies mit Angabe einer Bereitstellungsfrist mitgeteilt werden.
- Bei Veröffentlichungen besteht die Verpflichtung, die aus den Beständen des Archivs verwendeten Archivalien zu zitieren (Archiv der Erzdiözese Salzburg [AES], Bestand, Schachtel, Faszikel oder Nummer). Editionen und Reproduktionen von Archivgut sind genehmigungspflichtig. Bei Veröffentlichung oder Vervielfältigung von Forschungsergebnissen, die aus Beständen des Archivs der Erzdiözese Salzburg gewonnen werden, ist diesem unaufgefordert und kostenlos ein Belegexemplar zu übermitteln. Dies gilt auch für ungedruckte wissenschaftliche Qualifikationsarbeiten.
- Benutzer*innen verpflichten sich, die einschlägigen Bestimmungen des Personenstandsgesetzes, der Datenschutz-Grundverordnung und des Urheberrechtes zu beachten und erklären mit ihrer Unterschrift, bei der Publikation von Forschungsergebnissen, die auf den zur Einsicht vorgelegten Archivalien basieren, keine geschützten personenbezogenen Daten zu veröffentlichen. Zuwiderhandlungen haben Benutzer*innen selbst zu vertreten.
- Verstöße gegen diese Ordnung können die sofortige Ausschließung von der weiteren Benutzung zur Folge haben.
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