Analoges Schriftgut sachgemäß aufbewahren

Unterlagen/Akten, die für die Dauer der Bearbeitung bzw. während der Aufbewahrungsfrist in den Dienststellen und Pfarrbüros verbleiben, müssen sachgemäß gelagert und sorgfältig behandelt werden.

Um die richtige Lagerung von Schriftgut zu gewährleisten, ist vor allem Folgendes zu beachten:

• Ein stabiles Raumklima bei 40–55 % relativer Luftfeuchtigkeit und einer Temperatur von 15–20 °C. Dachböden und Kellerräume sind ungeeignet!
• Fotos und (Mikro-)Filme (auch Datenträger) möglichst kühl und trocken lagern.
• Kontrolle des Raumklimas mittels entsprechender Messgeräte. Auf regelmäßige Frischluftzufuhr achten. Gegebenenfalls Entfeuchtungsgeräte einsetzen.
• Vermeidung von Tageslicht, vor allem von direkter Sonneneinstrahlung. Sonnenstrahlen schädigen Papier, indem sie zu Verfärbungen, Farbverlust und Brüchigkeit führen. Daher für geeigneten Lichtschutz sorgen (z. B. Rollos, UV-Schutzfolie).
• Auf Sauberkeit achten und Räume, in denen Schriftgut gelagert wird, regelmäßig reinigen (Böden und Regale). Wiederkehrende Reinigung beugt dem Befall von Schimmel und Insekten vor.
• Bei der Benutzung des Schriftguts auf eine behutsame Handhabung achtgeben.
• Das Schriftgut ist so aufzubewahren, dass es vor dem Zugriff Unbefugter, vor Verlust und inhaltlichen Änderungen sicher ist.